Potilastieto-järjestelmät liikuntaneuvonnassa

Potilastietojärjestelmää voivat käyttää terveydenhuollon ammattihenkilöt sekä kuntien liikuntaneuvojat, jotka ovat saaneet tehtävään vaadittavan koulutuksen (sis. tietosuojaperehdytyksen). Hyvinvointialue voi siis myöntää rajatun kirjaamisoikeuden kuntien liikuntapalveluiden työntekijöille, jotka osallistuvat kunnan ja hyvinvointialueen yhteistyössä toteuttamaan liikuntaneuvontaan (tai elintapaohjaukseen).

Käytännössä kuntien liikuntaneuvojien rajatusta kirjaamisoikeudesta ja tietosuoja-asioista tulee aina sopia kirjallisesti hyvinvointialueen ja kunnan välillä. Hyvän käytännön mukaisesti rajattu kirjaamisoikeus on mahdollista vasta, kun yhteisesti hyväksytty ohjeistus on virallisesti voimaansaatettu.

Kirjaamiseen liittyvistä yksityiskohdista, teknisistä käytännöistä, kirjaamistasosta ja vastuunjaosta sovitaan erikseen osapuolten välillä.

Käyttöoikeuksien myöntäminen edellyttää, että työntekijällä on tehtävään soveltuva osaaminen, terveydenhuollon ja/tai liikunta-alan koulutus sekä asianmukainen perehdytys potilastietojärjestelmän käyttöön ja rajattujen merkintöjen tekemiseen.

Hyvinvointialue vastaa liikunta-/elintapaneuvonnan kirjaamista koskevan ohjeistuksen ja perehdytyksen tuottamisesta ja ylläpidosta.

Potilastietojärjestelmiä käyttävä henkilöstö koulutetaan säännöllisesti tietosuojakäytännöistä ja potilastietojen oikeaoppisesta käsittelystä, ja uusille työntekijöille annetaan perehdytys ennen käyttöoikeuksien myöntämistä.

Kuntien liikuntaneuvontaa toteuttavat ammattilaiset voivat sovitusti osallistua hyvinvointialueen järjestämiin potilastietojärjestelmän koulutuksiin. Koulutusten sisällöt kattavat tyypillisesti mm. järjestelmän peruskäytön, kirjaamisen periaatteet, potilasturvallisuuteen liittyvät käytännöt, tietoturva- ja tietosuojavelvoitteet sekä työntekijän vastuut potilastietojen käsittelijänä. Tarvittaessa hyvinvointialue järjestää myös täydennyskoulutuksia, joita voidaan hyödyntää esimerkiksi järjestelmäpäivitysten, ohjeistusten muutosten tai uuden toiminnan käynnistämisen yhteydessä.

Hyvinvointialue vastaa tavallisesti koulutusten järjestämiseen liittyvistä kustannuksista. Kuntien tehtävänä on huolehtia siitä, että koulutuksiin osallistutaan ja että käyttöoikeushakemukset tai vastaavat tehdään hyvinvointialueen menettelyjen mukaisesti.

Käytännössä hyvinvointialue vastaa käyttöoikeuksiin liittyvistä lisenssimaksuista. Kunnat nimeävät käyttöoikeuksien hallinnoijat (usein esihenkilötaso), jotka vastaavat työntekijöiden käyttöoikeuksien ylläpidosta sekä käyttöoikeuksien myöntämis- ja poistamismenettelyistä.

Liikuntaneuvontaa toteuttaville työntekijöille osoitetaan sopimuksen mukaiset ja tehtävien hoidon kannalta riittävät käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet potilastietojärjestelmään ovat rajatut, ja tarpeettomat tunnukset ja lukuoikeudet poistetaan. Kirjaamisoikeudet rajataan vain niihin tietoihin ja toimintoihin, jotka ovat välttämättömiä työntekijän tehtävänhoidon ja palvelun vaikutusten osoittamisen kannalta.

Hyvinvointialue toimii potilasrekisterin rekisterinpitäjänä ja vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä.

Hyvän käytännön mukaisesti hyvinvointialue nimeää myös potilastietojärjestelmän yhdyshenkilön, johon kunnat voivat olla yhteydessä järjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa. Yhdyshenkilö vastaa järjestelmän käytön organisoinnista. Häneen voi olla yhteydessä esimerkiksi käyttöoikeuksiin, muutospyyntöihin ja muihin järjestelmän toimintaan liittyvissä asioissa. Hyvinvointialueen nimetyt yhdyshenkilöt tiedottavat kunnille kaikista liikuntaneuvontapalveluun liittyvistä muutoksista, päivityksistä ja muista tärkeistä huomioista.

Hyvinvointialue vastaa liikuntaneuvonnan palvelutarpeen arvioinnista sekä siihen liittyvien potilasasiakirjamerkintöjen tekemisestä asiakastietolain mukaisesti, ja nimeää potilastietojärjestelmän yhdyshenkilön, johon kunnat voivat olla yhteydessä järjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa. Hyvinvointialue laatii ja kirjaa sähköiset lähetteet sovittujen kirjaamiskäytäntöjen mukaisesti, kun taas kunta vastaa liikuntaneuvonnan kirjaamisista omien sovittujen käytäntöjensä mukaan.

Molemmat osapuolet sitoutuvat noudattamaan voimassa olevia salassapitoa, tietosuojaa, tietoturvaa ja asiakirjahallintaa koskevia säännöksiä sekä vaihtamaan sopimuksen kannalta tarvittavia tietoja toiminnasta, muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. Osapuolet sitoutuvat pitämään toistensa liike- ja ammattisalaisuudet luottamuksellisina, ja salassapitovelvollisuus jatkuu myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja saa käsitellä vain tietoturvallisessa teknisessä ympäristössä tai fyysisessä tilassa. Asiakirjojen käsittely- ja säilytystilat tulee olla valvottuja ja riittävästi suojattuja.

Kunnan liikuntaneuvojia koskee laaja salassapitovelvollisuus, joka on yhtä kattava kuin hyvinvointialueen omalla henkilöstöllä. Salassapitovelvollisuus jatkuu myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

Hyvinvointialue ja kunnat noudattavat kaikessa liikuntaneuvonnassa ja elintapaneuvontaan liittyvässä toiminnassa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä salassapitoa koskevia säädöksiä.

Sopimuksen osapuolet huolehtivat, että palveluja annettaessa ja asiakas- ja potilastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä.

Sopimuksen osapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. Tavoitteena on varmistaa asiakkaiden henkilötietojen turvallinen ja lainmukainen käsittely.

Terveydenhuollon palveluissa tietoturvaloukkauksiin tulee reagoida nopeasti ja järjestelmällisesti, jotta potilas- ja asiakastietojen luottamuksellisuus, eheys ja turvallisuus säilyvät kaikissa tilanteissa. Organisaatioissa tulee olla selkeät toimintakäytännöt tietoturvaloukkausten havaitsemiseen, ilmoittamiseen ja käsittelyyn.

Mahdollisesta loukkauksesta ilmoitetaan välittömästi tietoturvasta vastaaville henkilöille, minkä jälkeen tilanne arvioidaan ja tarvittavat toimenpiteet toteutetaan potilastietojen suojaamiseksi ja mahdollisten haittojen rajoittamiseksi. Mikäli loukkaus aiheuttaa riskin potilaan tietosuojalle, siitä tehdään lain edellyttämä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle ja asianomaisia asiakkaita/potilaita informoidaan selkeästi ja viivytyksettä. Kaikki loukkaustilanteet dokumentoidaan organisaation sisäisten ohjeiden mukaisesti.

Liikuntaneuvojan työnantajana voi olla kunta, ja asiakas ohjautuu palveluun hyvinvointialueen lähetteellä. Asiakastietolain näkökulmasta tämä on toimeksiannosta annettavaa palvelua, vaikka käytännössä käytetään yhdyspintatyön käsitettä. Liikuntaneuvojien tekemiä kirjauksia koskevassa tekstissä (opas sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä) käytetään käsitettä hoito, koska teksti on tarkoitettu koskemaan laajemmin terveyspalveluihin kuuluvia erilaisia tehtäviä.

Liikuntaneuvonta voidaan tulkita terveysneuvonnaksi, kun palvelutarve on arvioitu hyvinvointialueella ja asiakas ohjataan hyvinvointialueelta kunnan liikuntaneuvontapalveluun.

Huom. Sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta annetussa laissa (741/2023; valvontalaki) ei ole otettu suoraan kantaa siihen, onko liikuntaneuvonnassa kyse valvontalaissa tarkoitetusta terveyspalvelusta. Kysymys lain soveltamisesta kuuluu asianomaisen viranomaisen toimivaltaan.